介護記録システムを導入するメリットと注意点を解説！

介護にIT導入をおすすめする理由

現在では多くの業種や業態においてIT化が進んでいます。それは国単位で動いていることでもあり、記録システムなどの便利なIT技術を迅速に取り入れ、業務効率化を目指すことを大きな目標として掲げているのです。

特に業務が多く多忙を極める介護の現場では、記録システムなどのIT技術の導入が急務となっています。なぜIT化が急務なのかという点へ理解を深めるためにも、介護の現場において現在課題となっていることをピックアップしていきましょう。

人手不足

介護業界は、慢性的な人手不足に悩まされています。これには、そもそも少子高齢化の影響によって施設入居者とスタッフのバランスが取れないこと、激務ゆえ離職率が高いことなどの理由が挙げられます。

人手不足は介護の現場に限らず、以下のような様々な問題を引き起こします。

このようなトラブルが慢性化すれば職場環境はますます悪くなり、負の連鎖を起こすことになります。

書類作成業務が煩雑

介護の現場でスタッフを悩ませる大きな問題の1つに、書類作成業務に手間がかかるというものがあります。入居者一人ひとりの状態を把握する必要がある介護の現場では、通常の介護業務にあわせて書類作成も抜け漏れなく行っておく必要があります。

IT化の遅れ

介護業界全体でITの導入が遅れていることも大きな課題となっています。背景としては、介護サービスを提供している企業の約9割が従業員数100名以下で、それらの企業ではリスクを冒してまでITを導入しようとするのは難しいと考えているようです。そのためこうした状況を受け、介護現場へのIT導入を推進するために、補助金制度を設けるなど、政府は様々な対策をとっており、IT導入を進めることが急務となっています。

介護記録システムを導入するメリット

それでは、介護記録システムを導入することにはどういったメリットがあるのでしょうか？利便性が高まり、業務効率が上がるといっても、具体的なメリットがわからなければよさをイメージできないという場合も多いでしょう。

以下では、介護記録システムを導入するメリットを解説していきます。

書類管理業務がスムーズになる

従来の紙による管理では、書類作成に大きく時間を取ることになり、別業務を圧迫していました。記録システムを取り入れれば、何枚もの別の紙に同じ情報を記載する手間が省けたり、ヘルパーさんから回収した記録用紙を日付順に並べたりといった手間が省けます。こうしたように、基本の書類作成、保管業務は大幅に負担が軽減され、時間を圧倒的に短縮できるようになります。これにより、別業務の質を落とすこともなくなっていきます。

ペーパーレスで経費削減が可能に！

介護記録はもちろん、ケアプランの作成など、介護職員は毎日たくさんの書類と向き合う必要があります。こうした書類をデジタル化することで、パソコン上もしくはタブレット上で、いつでもどこでもスピーディーに作成できるようになります。また、これまで発生していた書類の作成に必要な用紙代や、書類を保管するためのファイルや棚などの備品代などを抑えることが可能です。紙には意外にも多くの費用がかかっているため、これらのコスト削減にも効果があります。

情報へスピーディーにアクセスできる

これまでの形態では満足に情報共有が行えず、スタッフ間で情報の食い違いが起こってしまうことも珍しくありませんでした。記録システムを取り入れれば、スタッフが各持ち場で必要な情報にスピーディーにアクセスできるため、業務効率化、業務の品質向上につながります。

注意点について

施設へのシステム導入を検討する際には、以下のような注意点をよく押さえておく必要があります。導入前には注意点を十分に理解したうえで、本当に導入が望ましいのかを確かめておくことが大切です。

使いこなせない課題はどうするか

介護の現場に記録システムなどのITシステムがなかなか定着しない理由は、「使いこなせない」「難しそう」といった認識が伴うからです。実際に現場で働くスタッフの中にはデジタル機器について苦手意識を持つ方も少なくなく、導入しても思うように定着化が図れない可能性があります。

導入コストがかかる

やはりコストの面の心配は大きくのしかかるものです。小規模経営の施設では、「便利だとは思うけれど、導入する経済的余裕がない」となってしまうことも多いものです。

システム開発会社に欲しい機能を伝える

システムは施設の運営業務とよりマッチしたものであればあるほど、使いやすさに直結し、業務効率化を促します。開発会社には、欲しい機能や現在感じている悩みなどを積極的に共有していきましょう。

例えば、「介護のニーズにあわせてレポート発行が可能な機能が欲しい」「いつも入力する定型文を自動入力、もしくは簡単に入力できる機能が欲しい」「前回の入力内容をコピーできる機能が欲しい」などの具体的な要望を伝えておくことで業務にマッチしたシステムを開発・カスタムしてもらえます。

補助金について

介護施設に記録システムなどのITを導入するにあたって知っておきたいこととして、補助金制度があります。導入コストがネックとなって導入をためらっている場合は、補助金が利用できないかどうかよくチェックしておきましょう。

システム導入には補助金が出る？

介護記録システムを導入する際には、業務の根幹をなす大規模システムを取り入れることになるため高額な費用が必要となります。介護業界の人手不足解消および業務効率化を促すIT化については国も前向きであるため、条件を満たせば補助金支給の対象となる可能性があります。

補助金支給の対象・要件とは

補助金制度で気になることは、どういった条件を満たせば支給の対象となるのかという点です。補助金の対象となる場合の要件は以下のとおりです。

IT導入補助金について

IT導入補助金とは、中小企業や小規模事業者等の業務の効率化や売上拡大につながるITツール導入に必要な経費の一部を補助し、生産性向上を図ることを目的としています。介護事業者においては、「常時使用する従業員の数が300人以下」の企業がIT導入補助金の対象となります。IT導入補助金の金額は、「補助対象経費×補助率」で算出します。