保育園の勤怠管理をもっと簡単に！システム導入のメリットとポイントを解説！

保育園に勤怠管理システムを導入するメリット

近年は様々な業界において、便利なITシステムの導入が盛んになっています。これは保育園においても同様で、業務が多岐にわたる現場では、あらゆる要所でシステム化がなされています。

そのうちの1つに勤怠管理があります。勤怠管理は読んで字のごとく、スタッフ一人ひとりの勤怠を管理することです。勤怠とは仕事をしている就労時間から、休憩の時間、残業時間、そして通常の休日や有給休暇など、勤務状況に関わる全てのことを指します。これらをITシステムによってスムーズに管理することを実現しているのが、勤怠管理システムです。

それでは、保育園に勤怠管理システムを導入することで、具体的にはどういったメリットが期待できるのでしょうか？

就労時間を確認できる

まず重要となるのは、就労時間の確認が非常にスムーズになるという点です。保育園はスタッフによって勤務時間がバラバラになることは珍しくありません。システム化を図れば、一目で誰がいつ出勤するのかもすぐにわかります。

園児の登降園状況を加味したシフト調整が可能

勤怠管理システムを利用することで、園児の登降園を正しく記録することができます。園児ごとに確認する手間や、手書きでの修正、手動計算等も不要となるので、これまで集計にかけていた時間を大幅に短縮することができるでしょう。

給与計算ソフトと連携できる

勤怠管理システムの便利なところは、給与計算ソフトとの連携がスムーズに行えるという点です。市販されている給与計算ソフトのほとんどが、自動連携、もしくは手動によるデータ取り込み機能を有しています。勤怠管理システムはカスタマイズにより、給与計算ソフトの仕様に合わせたデータ出力に柔軟に対応できます。

それぞれの勤務時間がわかることで長時間労働防止になる

重要なポイントとなるのは、勤怠管理システムによってそれぞれの勤務状況が見える化され、それによって長時間労働が蔓延していないかチェックできるという点です。勤怠管理システムでは、保育園スタッフ一人ひとりの勤怠の状況をデータとしてシステム内に保管していきます。管理者がスタッフの勤務状況をしっかりと管理できるため、法規定に触れるような長時間労働も未然に防ぐことができます。

保育業界では一部の施設において人手不足などの問題を抱えており、結果として長時間労働や休日出勤などの労務問題につながる可能性があります。製品によっては、長時間労働が続くとアラートが出る機能も備わっている為、改善に向けて備えることが可能となります。労務問題を防ぐうえでも、勤怠管理システムは大きな役割を果たしてくれます。

システム導入前に知りたい勤怠管理の機能

続いてチェックしておきたいのは勤怠管理システムの機能です。保育園に導入する際には、どういった機能が使えてそれがどのような利便性をもたらすのかを知っておくことが大切です。前もって勤怠管理システムの機能を理解しておけば、保育園運営にあたって必要な機能がわかり、より施設に合ったシステムの導入ができます。

勤怠管理システムの機能は以下のとおりです。

勤怠管理システムの基本機能

そもそもの基本となる機能は以下のとおりです。

など

登降園管理

まず保育園に勤怠管理システムを取り入れる際には、シフト管理に優れたものであればあるほど、利便性は高まるといえるでしょう。スタッフの業務効率化にも大きく貢献するはずです。例えば、金だけ登園する園児や毎日午前のみ登園する園児など、園児の登園はバラつきがあります。柔軟な登降園管理が求められるため、それぞれの希望をスムーズに登録でき、そこから自動的に作成ができるものが理想的です。

このような機能が、勤怠管理システムに備わっていれば、これまでによくあったタイムカード管理やExcel管理と比べて、多くの業務が自動化されるため、大幅に業務負担が軽減されることでしょう。スタッフの残業時間を減らしたり、保育園のサービス向上につなげたりすることができます。

導入成功のためのチェックポイント

勤怠管理システムは便利なシステムです。導入成功のためには以下のポイントをしっかりと事前にチェックしておきましょう。

導入の目的は何か

まず整理しておきたいのは導入の目的です。なぜ勤怠管理システムが保育園に必要なのか、その点を明らかにすることで、必要となる機能や製品の特徴が見えてくるのです。

例えば、「通常業務が忙しく、シフト作成に時間を割くことが難しい」という場合には、「シフト作成業務を短時間で行いたい」のような目的になります。その場合、シフトの調整をサポートする機能に優れている勤怠管理システムを選ぶことが優先条件となります。目的に沿ってシステムを選ぶこと、それに沿った使い方をすることが導入・運用においては重要となります。

導入にあたって適した環境は整っているか

前もって環境を整えておくことも必要なポイントです。ITシステムを取り入れて業務効率化を図るなら、当然ながらパソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスの準備は欠かせません。これらの環境整備に不足があると、いざ勤怠管理システムを導入しても、結局一台のパソコンからしか作業できず業務効率化にならないなどの失敗につながる可能性があります。

現場の声を反映することができるか

勤怠管理システムに限らず、何らかの制度やシステム改善・導入を行う際には、組織全体で計画を進めていくことが肝心です。特に経営陣は現場の声を聞いて、現場が抱えている問題を改善できるシステムを導入する必要があります。また、自ら先陣を切ってシステムについて説明や研修を行うなど、導入の準備を徹底することが大切です。

どれだけ便利なものでも定着するまでには時間もかかりますし、何らかのトラブルが起きる可能性もあります。経営陣や役職付きのスタッフがしっかりと声がけや指導を行うことで、業務効率化もスピードアップします。

勤怠管理システムを導入する際の注意点

保育園で勤怠管理システムを導入するときは、以下のよくある失敗パターンに注意を払っておくことも大事です。

操作がわかりやすいシステムを選ぶ

初めて勤怠管理システムを導入するなら、操作性のわかりやすいシステムを選ぶのがおすすめです。ただでさえ新システムを取り入れたときは慣れずにバタバタするものなので、直感的な操作で簡単に扱えるものであるとよいでしょう。製品によっては事前にデモ体験ができることも多いため、先に使用感をチェックしておくことも重要です。

サポートが充実しているシステム会社のものを選ぶ

保育園内にITに詳しい人材が不足している状態だと、何かあったときには素早い対処ができず困ってしまうことが考えられます。万が一、勤怠管理システムに不具合が生じた場合のことを想定し、迅速に手厚くサポートする会社のものを選ぶとよいでしょう。