第6話 レコードの作成(関連レコード)

エヌ・ケイ・カスタマイズの福山でございます。今回はタスク管理ファイルでのレコード作成と関連レコードについてお話をさせていただきます。
まず、ご存知かと思いますが、タスクとは課題のことです。『自分がおこなう必要がある作業』と考えてください。
例えば、
・会議用の報告書を作成する
・顧客〇〇に連絡する
・△△発表会のスタッフのために資料を用意する
といった、いずれも期限を決めておこなう作業です。『TODO』と呼ぶこともあります。
タスク管理ファイルはおこなうべき作業を入力し、期限、優先度をつけたり、状況を記録することにより作業の整理ができるようになります。大きく分けてタスクの情報、その担当者や資料ファイルの3種類のデータを入力します。
・タスク
・担当者
・添付ファイル
では、レコードを入力する前にファイル内の4つのテーブルを確認してみます。

『ファイル』→『管理』→『データベース』をクリックして画面を表示します。この『テーブル』のタブを押してテーブル一覧が表示されます。ここでは、次の作業ができます。
・テーブルの作成
・変更、複製、削除
そして、このファイルにはデータが入っています。
・『タスク』テーブル    → 92レコード
・『添付ファイル』テーブル → 4レコード
・『担当者』テーブル    → 100レコード
・『割り当て』テーブル   → 4レコード
このレコードの数を確認して新たに1つレコードを追加します。

新規レコードを押すと新たな空のレコードが追加されます。

レコード数は93件になりました。
次に『添付ファイル』のフィールドへ画像を貼り付けてみます。

画像が貼り付けられました。
テーブルのタブからレコード数を確認してみます。

『タスク』テーブル    → 93レコード
『添付ファイル』テーブル → 5レコード
『担当者』テーブル    → 100レコード
『割り当て』テーブル   → 4レコード

『タスク』テーブルだけではなく、『添付ファイル』デーブルにもレコードができています。『添付ファイル』のレコードを表形式でも確認してみます。

レコードは追加されています。この『添付ファイル』のレコードは『タスク』テーブルのレコードからみると『関連レコード』と呼ばれるものです。これは、『タスク』と『添付ファイル』の2つのテーブルに『関連(リレーション)』が設定されているために成立しています。FileMakerのファイルは1ファイルに複数のテーブルが作れます。そして、2つのテーブル間にリレーションシップを設定することができます(他のファイルのテーブルとの間にも設定が可能)。
 また、この『タスク』レイアウトの『添付ファイル』を入力する部分は『ポータル』というレイアウトオブジェクトです。『ポータル』は、リレーションシップが設定されている『関連テーブル』のデータを表示するものです。

ポータル
入り口や門という意味の英語です。FileMakerのポータルは関連レコードのために入り口や門のようにレイアウトに配置されるオブジェクトです。

ポータルにデータを追加(今回は添付ファイルに画像を貼り付けること)することは、関連テーブルにレコードを作成することです。つまり。意識しなくても(新規レコード作成のボタンを押さなくても)レコードが作られることになります。
では、このファイルのリレーションシップを確認してみましょう。『ファイル』→『管理』→『データベース』をクリックして画面を表示させます。今度は『リレーションシップ』のタブをクリックすると下の画面が表示されます。

リレーションシップタブではリレーションシップグラフの次の作業ができます。
・リレーションシップの作成
・変更、複製、削除
『タスク』と『添付ファイル』、『割り当て』、『担当者』がそれぞれ線で繋がっています。この線がリレーションシップを表しています。このリレーションシップにより、『タスク』のレイアウトで『添付ファイル』に画像を貼り付けることで『添付ファイル』のレコードが作成されました。

今回は、タスク管理のファイルを通してレコードの作成と関連レコードの作成についてお話させていただきました。FileMakerはこのリレーションシップが重要で、このリレーションによって様々なデータの関連付けを行うことでいろいろな便利なシステムを作ることができますので、自分自身ももっと学んでいきたいと思います。また次回もよろしくお願いいたします。

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