Exmentの面白い機能 – 第３回「データ共有」(2)

おはようございます。こんにちは。こんばんわ。
エヌ・ケイ・カスタマイズの　泉　です。

史上最強クラスの台風14号が鹿児島に上陸し、福岡も徐々に風が強くなっています。
コンビニやスーパーは休業、公共の交通機関も運行見合わせでどこにも外出できないので、
この時間を使って、ブログを書こうと思います！！

前回に引き続き、Exmentの面白い機能の解説を行っていきたいと思います。

さっそく始めましょう！！

前回のおさらい

前回は、Exmentの「データ共有」機能について取り上げ、以下の４つの機能・設定があることにふれました。

システム設定 – 詳細設定 – 組織階層設定(データ) … 前回 (1)
システム設定 – 詳細設定 – カスタムデータ共有設定 … 前回 (1)
テーブル詳細設定 – テーブル設定 – 拡張設定 – データ自動共有設定 … 今回 (2)
テーブル詳細設定 – テーブル設定 – 拡張設定 – 更新時、データ自動共有設定を同期する … 今回 (2)

前回までに「1. 組織階層設定(データ)」、「2. カスタムデータ共有設定」については解説しましたので、今回は、「3. データ自動共有設定」、「4. 更新時、データ自動共有設定を同期する」について解説いたします。

3. データ自動共有設定

「データ自動共有設定」についての詳しい解説は、割愛いたしますので、本家様のドキュメントをご参照ください。

テーブルのデータを新規作成する際、普通にExment標準の「データ共有」機能を利用して、特定のユーザーや組織に共有しようとすると

(1) 編集画面で必要な情報を入力して「保存」ボタンをクリック

(2) 詳細画面で「データ共有」ボタンをクリック

(3) ポップアップした「共有」ダイアログで、共有したいユーザや組織を選択して「送信」ボタンをクリック

というステップが必要です。

テーブルが「顧客情報」や「契約情報」など、データが新規作成される頻度が少なければ、さほど苦ではないかもしれません。

しかし、テーブルが「問い合わせ」や「打ち合わせ」のようにデータが新規作成される頻度が高かったらどうでしょうか？
煩雑であるだけでなく、「データ共有」の処理を忘れていた場合、業務に支障をきたす恐れがあります。

「データ自動共有設定」は、上記の手順の煩雑さと入力(共有)漏れの両方を解消してくれる機能です。

例として、「問い合わせ」テーブルに「担当者（列種類：ユーザー）」カスタム列を追加して解説します。

お客様Xから問い合わせを受けたユーザーAさんは、Exmentの「問い合わせ」テーブルにデータを登録します。
問い合わせをしてきたお客様Xは、自分の担当ではなく、別のユーザーBさんが担当していました。
このまま、ユーザーAさんがデータを登録しても、ユーザーAさんしか参照編集できず、ユーザーBさんは参照すらできません。
一旦データを登録して、参照画面の「データ共有」でユーザーBさんに共有するしかありません。
（『そんなの、「問い合わせ」テーブルの[権限設定]を「全ユーザーが編集可能」を許可したらいいよ👍』なんて答えはなしで😅）

ユーザーAさんは、担当者がユーザーBさんだってわかっているんですから、データ登録時にユーザーBさんを指定して共有できたら、一番ラクですよね！！

そこで、「データ自動共有設定」の出番です！！

設定は簡単です。
下図のように、

「特定のタイミング（トリガー）で」

「特定のカスタム列（対象列）に指定されたユーザーor組織に」

「特定の共有権限（対象の権限）を付与する」

という設定を行うだけです。

これで、ユーザーAさんは、データ登録時に「担当者」にユーザーBさんを設定して「保存」ボタンを押すだけで、登録したデータをユーザーBさんに共有できるわけです👍

4. 更新時、データ自動共有設定を同期する

「更新時、データ自動共有設定を同期する」についての詳しい解説は、割愛いたしますので、本家様のドキュメントをご参照ください。

前項の「例」には続きがあります。

ユーザーBさんは、「問い合わせ」テーブルの一覧を見ると、『以前担当していた』お客様Xの問い合わせデータの担当者が自分になっていることに気づきます。
現在は、ユーザーCさんがお客様Xの担当者なのです。
そこで、該当問い合わせデータの「担当者」を自分（ユーザーB）からユーザーCさんに変更します。
しかし、現在の設定では、『新規作成時』に設定した「担当者」にしかデータが共有されません。
また、担当が変わっているのに担当以外のユーザーがお客様のデータを参照編集できるのは運用上よくありませんので、データ共有からユーザーBさんを外すべきです。
これが、「担当者」の変更で一発でできたらどんなにラクでしょう💗

そこで「更新時、データ自動共有設定を同期する」設定の出番です！！

と、その前に、「データ自動共有設定」を下図のように、少し変更します。